Вгору
ГлавнаяРiшенняОрганізація документообігу

Організація документообігу

Забезпечте собі збереження документів та впорядкуйте внутрішній і зовнішній обмін даними за допомогою простої і зрозумілої системи BAS Документообіг КОРП

Необхідна автоматизація документообігу?

Ми знаємо, як вирішити вашу
індивідуальну задачу на основі
нашого досвіду!

Відправляючи форму, Ви погоджуєтеся з умовами обробки персональних даних


Що має на увазі автоматизація документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) повністю забезпечує контрольований простір документообігу для взаємодії всередині організації. Електронний документообіг значно спрощує процес роботи з документами, а саме дозволяє:

  • Скоротити помилки при формуванні документів.
  • Мінімізувати ручне введення.
  • Максимально зручно організувати сховище документів і уникнути втрати документів.

При впровадженні СЕД ви повністю автоматизуєте всі процеси документообігу.

Компанія assino є експертом по автоматизації всіх процесів документообігу.
У нас є оптимальне рішення для вашого бізнесу!

Дізнатись детальніше

Вирішуємо ваші бізнес-завдання

Електронний архів документів

  • Зберігання документів;
  • Сканування документів;
  • Штрихкодування документів;
  • Швидкий пошук документів;
  • Контроль наявності і правильності документів;
  • Контроль розташування оригіналу документа.
leptop

ЕЦП і шифрування документів

leptop
  • Дозволяє підписувати як структуровані документи (картки документів або SAP-документи), так і неструктуровані (файли документів);
  • Опція зберігання підписаних даних разом з підписом дозволяє в разі зміни даних порівняти підписані дані з поточними;
  • Дозволяє вбудовувати функції ЕЦП і шифрування в стандартні програми SAP за допомогою налаштування;
  • Має відкритий програмний інтерфейс (API) для вбудовування функцій ЕЦП і шифрування в клієнтські програми;
  • Використовує стандартний інтерфейс SAP-SSF для звернення до зовнішніх засобів криптографічного захисту.

Обмін документами між контрагентами

  • Обмін електронними документами між контрагентами;
  • Підписання документів за допомогою ЕЦП;
  • Шифрування;
  • Забезпечення юридичної значимості електронних документів.
leptop

Управління договорами

leptop
  • Підготовка договору, розірвання, продовження;
  • Складне узгодження договору;
  • Облік супровідних документів;
  • Облік терміну дії;
  • Контроль повернення примірників;
  • Багатосторонні договори.

Управління документами

  • Облік вхідної кореспонденції від організацій і звернень від фізичних осіб;
  • Облік вихідних листів, як у відповідь, так і ініціативних;
  • Облік організаційно-розпорядчих, інформаційно-довідкових та інших внутрішніх документів: службові записки та інша внутрішня переписка;
  • Шаблони наказів, актів та інших файлів;
  • Сканування і штрихкодування;
  • Об'єднання документів в комплекти;
  • Зберігання та порівняння версій файлів;
  • Управління документами на інформаційному порталі.
leptop

Управління бізнес-процесами

leptop
  • Облік поступаючої кореспонденції від організацій і звернень від фізичних осіб;
  • Облік вихідних листів, як у відповідь, так і ініціативних;
  • Облік організаційно-розпорядчих, інформаційно-довідкових та інших внутрішніх документів: службові записки та інша внутрішня переписка;
  • Шаблони наказів, актів та інших файлів;
  • Сканування і штрихкодування;
  • Об'єднання документів в комплекти;
  • берігання та порівняння версій файлів;
  • Управління документами на інформаційному порталі: ви можете слухати новини, прес-релізів, цікавих статей від відвідувачів великих інформаційних порталів із запитом на публікацію; структуроване зберігання, відправка редактору на модерацію, публікація в виділених каталогах отриманої інформації.

Управління проектами та заходами

Управління проектами:

  • Планування проекту у вигляді списку завдань і діаграми Ганта;
  • Контроль виконання проектних завдань;
  • Управління проектом по контрольним точкам;
  • Облік трудовитрат в розрізі проектів;
  • Облік даних в розрізі проектів (документів, процесів, завдань);
  • Формування звітності по проектам.

Управління заходами:

  • Управління від підготовки заходу та до виконання прийнятих рішень;
  • Бронювання приміщень, підбір зручного для учасників часу;
  • Формування програми та протоколу наради;
  • Прийняття рішень і контроль за їх своєчасним виконанням.
leptop

Облік робочого часу, контроль дисципліни

leptop

Облік робочого часу:

  • Календар - персональний інструмент планування часу. Обмежений доступ до календарів інших співробітників для планування спільних завдань;
  • Облік витрат робочого часу і відсутності співробітників;
  • Для керівників: завдання підлеглого відділу, аналіз трудовитрат співробітників за видами робіт, проектів, підрозділам;
  • Нагадування і повідомлення про події, завдання, відсутність співробітників, заходи і плани в календарі.

Контроль виконавчої дисципліни:

  • Щоденна звітність співробітників про витрати часу в розрізі видів робіт, підрозділів і періодів;
  • Забезпечення керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і, як результат, оптимізація роботи співробітників.

Поштовий клієнт

  • Вбудована повноцінна корпоративна поштова система;
  • Традиційний функціонал поштових систем (папки, прапорці, правила обробки, колективний розбір, історія листування, гілки листування, перевірка орфографії і маса додаткових можливостей);
  • Легка пошта - швидка інтеграція із стандартними поштовими клієнтами;
  • Зберігання історії листування, прив'язка листів до документів, виконання завдань по пошті, відгук і перенаправлення листів;
  • Загальна адресна книга з фото;
  • Швидкий пошук листів.
leptop

Мобільний клієнт

leptop
  • Читання пошти, відправлення листів колегам або зовнішнім адресатам;
  • Виконання завдань або постановка завдань співробітникам;
  • Перегляд календаря і запис подій;
  • Працює на iPad, iPhone, Android, WindowsPhone;
  • Не потребує постійного підключення - можна працювати навіть в літаку.

Швидке введення об'ємної інформації

Швидке і безпомилкове введення великого об'єму первинної документації шляхом потокового сканування, автоматичного розпізнавання і розміщення документів по заздалегідь заданій структурі

leptop

Рішення ідеально підійде

1
Організаціям, що мають територіально-розподілені філії з великим об'ємом даних, що передаються в електронному вигляді, в яких апарат управління і документообіг досить великий і складний.
2
Організаціям, які досягли певного рівня зрілості , які вже не можуть жити на базі паперового документообігу і де керівництво готове до перебудови бізнес-процесів, спрямованих на їх оптимізацію і чітку регламентацію.
3
Великим компаніям електронні документи допомагають знизити витрати, якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць. Для них доставка паперів безпосередньо впливає на швидкість угод.
4
Малому та середньому бізнесу , якому важливо отримувати оплату товару або послуги в день отримання документів, електронний документообіг дозволяє в рази прискорити виконання договорів.

Задайте питання експерту по автоматизації!

Варіанти рішень | Вартість | Процес реалізації | Терміни | Індивідуальна пропозиція

…і багато іншого. Ми проаналізуємо ваші бізнес-завдання і запропонуємо оптимальне рішення на основі нашого багаторічного досвіду!

Задати питання

Думка експерта

Андрій

Керівник проектів, Департамент впровадження ERP

У всіх конфігураціях, таких як «BAS ERP», «Управління торговим підприємством», «BAS Бухгалтерія», «Зарплата і управління персоналом» та ін. проводиться робота з документами. Однак жодна з них не відповідає на питання: «Як мені з системи отримати скановану копію оригіналу того чи іншого документа в один-два кліка?». Немає прив'язки облікових карток документів до їх оригіналам.

Ми рекомендуємо для будь-якого Вашого рішення зробити безшовну онлайн інтеграцію з документообігом. Тільки такий підхід забезпечить цілісність всіх даних в єдиній інформаційній системі.

Бізнес-результат від впровадження

1

Ви зможете підвищити виконавську дисципліну співробітників за рахунок контролю обліку робочого часу і контролю поставлених завдань.

2

Ви забезпечите більш ефективну взаємодію між підрозділами та окремими співробітниками за рахунок впроваджених прозорих бізнес-процесів.

3

Ви створите собі якісну електронну базу знань компаній за рахунок структурованої системи підготовки, зберігання і обробки інформації.

4

Ви скоротите час на пошук потрібної інформації за рахунок упорядкування документів в системі і не втратите жодного важливого документа.

5

Ви мінімізуєте ризик помилок при формуванні комплектів документів за рахунок вибудовування чітких електронних зв'язків між документами.

Хто ми

Міжнародна консалтингова компанія —

лідер ринку автоматизації міжнародних компаній в Україні і країнах СНД.

Професіонали з підтвердженим досвідом і

впровадженою системою управління якістю ISO 9001:2015

ДОСВІД

20+

років розробки і впровадження програмних рішень для ERP-систем на базі продуктів 1С:Підприємство і їх інтеграції з SAP, Microsoft та ін

УСПІХ

200+

реалізованих проектів

КОМАНДА

300+

експертів в практиці у бізнес-рішенях з великим технічним досвідом

Отримайте консультацію експерта!

Запитайте професіоналів.
Рішення вашого завдання може бути набагато простіше!

Відправляючи форму, Ви погоджуєтеся з умовами обробки персональних даних